Mejorar la eficiencia en la distribución, cómo enfrentarse al futuro

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Cómo mejorar la eficiencia en distribución
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La pandemia mundial ha puesto en evidencia algo de lo que muchos expertos llevan años avisando: en cualquier momento puede tener lugar una disrupción y tanto la distribución como la demanda pueden verse gravemente afectadas.  Por eso es clave abordar un tema urgente: mejorar la eficiencia en la distribución.

Tras la aparición de la pandemia, empiezan a dejarse ver las consecuencias. Aunque el panorama general está presidido por la incertidumbre, una cosa está clara: la mayor adopción digital por parte de los consumidores ha disparado las cifras del negocio de ecommerce a lo largo y ancho del mundo. 

Durante el confinamiento, la cifra de ecommerce en Alemania aumentó un 40%, en Italia un 31% y en España aumentó nada menos que el 67%. De hecho, se ha alcanzado la cifra que se esperaba para 2024. Y según los expertos, esta tendencia ha llegado para quedarse. 

El ritmo de la actividad logística se vuelve frenético, por lo que optimizar la distribución es ahora más importante que nunca.

¿Cómo superar los retos de la distribución? A continuación enumeramos algunos de los puntos clave para mejorar la función logística y enfrentar el futuro con mayores garantías de éxito.

5 formas de mejorar la eficiencia en la distribución

La cadena de suministro está sujeta a constantes cambios, afectando a la organización de la actividad de distribución. La estrategia que se adopte debe priorizar la flexibilidad, definiendo los procesos de manera que se facilite la adaptación ante esos cambios, y que sea posible mantener la actividad ante cualquier situación.

Disponer de toda la información relevante en tiempo real, agilizar los procesos y tener la capacidad de hacer análisis predictivos son algunos de los puntos clave, junto con la selección estratégica de proveedores y la inversión en capital humano. Veamos estos puntos en detalle.

Por qué mejorar la eficiencia en distribución

1. Digitalizar los procesos de almacenamiento  

Digitalizar los procesos de distribución es la mejor forma de optimizar la eficiencia, permitiendo dedicar tiempo y recursos a otras funciones clave. Además, en los momentos de pandemia en que la distancia social ha sido la norma, puede ser algo crucial.

La gestión manual de las operaciones diarias como el inventario, los pedidos, las órdenes de compra o la planificación, se lleva la mayor parte del tiempo y de los recursos del equipo, lo que supone un pesado lastre para el potencial de crecimiento de tu negocio.

Por otra parte, la información disponible realizando análisis manuales es muy pobre. No solo impide la optimización de estas funciones, sino que también imposibilita tener una visión global de la organización y del empleo de los recursos. 

Por ejemplo, al automatizar el proceso del inventario con un software ERP, se obtienen, entre otros beneficios, analíticas en tiempo real sobre cuáles son los productos más vendidos o cuáles dejan el mayor margen de beneficio. 

Una solución desarrollada para móviles permitirá también que cualquier persona del equipo pueda acceder a cualquier información en tiempo real que necesite, en el momento que la necesite y desde cualquier lugar donde se encuentre.

2. Controlar los cambios en la demanda

Como hemos comprobado, una disrupción puede hacer que aumente o disminuya la demanda de un producto determinado, o cambiar completamente su comportamiento.

Esto es algo que los distribuidores necesitan monitorizar para poder reaccionar a tiempo ante esos cambios, y así realizar una gestión eficiente de la distribución.

De nuevo la tecnología resulta de gran ayuda. Las herramientas basadas en datos permiten realizar análisis predictivos para mejorar la exactitud del aprovisionamiento y controlar mejor la actividad. Sabiendo exactamente qué necesitas y cuando, las operaciones de inventario y almacenamiento pueden ser mucho más eficientes. 

Estar al tanto de los cambios en la demanda del consumidor, no solo hace posible satisfacerlas, sino también incrementar la eficiencia en la organización de la distribución. 

Por ejemplo, se puede reducir o incluso eliminar los enormes stocks de seguridad y sus costes asociados. Una mejor planificación permitirá además ajustar los horarios de reparto para satisfacer tanto las necesidades de la organización como las expectativas de los clientes. 

3. Desplegar una buena estrategia de proveedores 

Todas las empresas llevan a cabo estudios y análisis más o menos sofisticados de sus clientes, pero muy pocas dedican recursos a hacer un análisis eficaz de sus proveedores. 

La selección debe hacerse teniendo en cuenta una serie de criterios: precio, condiciones de pago, servicio posventa, reputación del proveedor… Las compañías deben seleccionar intermediarios que estén en línea con sus valores, su modelo de negocio y sus objetivos. 

Además es de crucial importancia tener varias alternativas para diversificar el servicio, evitando depender de un solo proveedor. De esta forma, ante un bloqueo o fallo, tendremos opciones de mantener el servicio. 

Es importante también que, en la medida de lo posible, los proveedores se encuentren en ciudades diferentes. Así será más fácil evitar que un cierre perimetral afecte a la actividad e impida mantener en marcha la cadena de suministro.

La evaluación de los proveedores tiene que formar parte de la estrategia, ya que es una de las claves de mejora continua. En negocios de cierto tamaño puede ser recomendable utilizar un CRM con módulos específicos de aprovisionamiento y logística.

4. Proteger las relaciones clave para mejorar la eficiencia en la distribución

Mejorar la eficiencia en la distribución no debe ser el único objetivo de la empresa, pues eso hace que las relaciones con sus proveedores sean puramente transaccionales. Mejorar la función de la distribución pasa por mimar la relación con partners y proveedores. Es importante cumplir los acuerdos y trabajar en una comunicación fluida, utilizando las reuniones y el feedback mutuo como herramientas.

Es una buena estrategia contribuir a la mejora del desempeño de los proveedores, ayudándoles en la medida de las posibilidades de la compañía. En resumen, además de una buena selección de proveedores, se debe cuidar la relación con todos los intermediarios, yendo mucho más allá del interés transaccional. La competitividad se verá fortalecida. 

5. Invierte en capital humano

Al margen de la situación generada por la pandemia, el talento del equipo ha sido siempre crucial para el éxito de la distribución. Invertir en personal con habilidades y en su formación es clave para apuntalar el éxito del negocio. 

Una encuesta de Deloitte reveló que el 82% de empresas identifica la flexibilidad en el trabajo como medio más importante de gestión de los equipos. 

Aplicar sistemas de trabajo flexibles y no presenciales cuando la situación lo requiere, vigilar la salud del personal y garantizar su seguridad en el entorno de trabajo son las prioridades en un momento como el actual.

Adicionalmente, se hace necesario implementar otras medidas para mantener la motivación del personal. Esto hará descender la tasa de absentismo y contribuirá a que el equipo trabaje para superar los retos que se presenten.

En cuanto a la digitalización de los procesos, contar con la implicación de los empleados es clave para el éxito, así como invertir en su formación digital. La tecnología y el capital humano son los pilares sobre los que debe apoyarse la organización para enfrentar el futuro. 

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