Movilidad en preventa y reparto, ventajas en la era paperless

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Movilidad en preventa y reparto, ventajas
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Al igual que cualquier otra industria, el reparto de mercancías puede experimentar una gran transformación y funcionar con más eficiencia si se acoge a la era paperless gracias a la movilidad en preventa.

Se trata de una industria que requiere de gran cantidad de trámites relacionados con las entregas, los proveedores, los pedidos y los procesos, lo que supone mucho papeleo que, en determinados casos, pueda frenar el avance competitivo de la empresa.

En la nueva entrada de nuestro blog te contamos cómo abrazar la era sin papel mientras mejoramos la eficacia de los procesos y mantenemos el control.

Sin papeles en preventa y reparto

Todos sabemos que el papeleo es necesario. Cuando se realiza un pedido, ambas partes deben tener constancia de la mercancía comprometida, de forma que haya un documento de respaldo de la operación.

En el sector de la distribución de bebidas, por ejemplo, este papeleo necesario puede multiplicarse rápidamente, porque el comercial encargado puede visitar 20 o 30 destinos diarios, con sus correspondientes órdenes de pedido, albaranes y papeleo asociado.

La digitalización de este papeleo no es una necesidad actual, hace tiempo que sabemos que supone un avance hacia un proceso más eficiente y la simplificación de las tareas de los comerciales, lo que redunda en un mayor aprovechamiento del tiempo por parte de la fuerza de ventas.

Hacia la movilidad en preventa y el reparto sin papeles

A pesar de que no es una demanda que haya surgido en el último año sí que ha sufrido una importante aceleración debido a la crisis sanitaria.

Hoy en día más que nunca tiene sentido adoptar soluciones que permitan abrazar la era papeless mediante software que permita la gestión comercial sin papeles.

Cuatro herramientas para hacer tus tareas de preventa y reparto libre de papeles

La era digital se está apoderando de todas las organizaciones, desde la atención médica hasta las finanzas, el transporte y otros sectores. 

El cambio de una oficina convencional a una oficina sin papel no es una tarea sencilla. Sin embargo, con acceso al software adecuado, las empresas pueden convertir fácilmente cualquier proceso comercial en un proceso libre de papel.

Estas son algunas herramientas que pueden ayudarte en este proceso:

1/ Almacenamiento en la nube compatible

Gracias a las soluciones de movilidad, todos los documentos generados pueden conservarse en la nube de forma compatible y con confianza.

Podrás así contar con los requisitos legales y operativos necesarios mientras reduces el papel a cero.

2/ Firma electrónica

La firma electrónica de documentos como albaranes, facturas y pedidos permite no solo agilizar los trámites, sino cumplir con las necesarias medidas sanitarias que debemos tener en cuenta en el escenario que estamos viviendo.

Estos documentos además, no solo se almacenan por motivos de seguridad. Además, permiten cursar pedidos que se incluyen directamente en el ERP de la empresa, como SAP Business One, para así agilizar los procesos internos.

3/ Acceso a estadísticas de los clientes

¿No sería interesante que los comerciales pudieran acceder a los datos del cliente? Una consulta al histórico de pedidos, a las estadísticas guardadas y otros datos puede permitir aplicar una política de precios personalizada que consiga un mayor volumen de ventas.

Tu equipo comercial necesita acceso a la información para poder ofrecer una experiencia de compra personalizada.

4/ Plataforma de gestión de clientes

Por último, sería un gran avance que el equipo de preventa pudiera tener acceso a la plataforma de gestión de clientes para dar de alta, realizar modificaciones o visualizar el catálogo.

Los beneficios de movilidad en preventa y reparto sin papel

No podemos dejar de mencionar las ventajas de optar por este sistema libre de papeles más allá del problema coyuntural de la COVID-19. Cuando el contacto sea de nuevo posible, ¿seguirá mereciendo la pena?

Software de movilidad para preventa y reparto

Estas con algunos de los beneficios de optar por impulsar la movilidad en preventa y reparto:

1/ Acorta los ciclos de facturación

Gracias a las soluciones de movilidad, los conductores tienen todo lo que necesitan para confirmar de forma inalámbrica las entregas y otros detalles en tiempo real, incluido el comprobante de entrega electrónico. 

Por lo general, se captura una firma para indicar la llegada segura de los artículos a su destino, y que no falta ningún artículo. Algunas soluciones integran diferentes tipos de métodos de pago para acelerar aún más los ciclos de facturación.

Restar papel hace que la ecuación sea bastante simple: el comprobante electrónico equivale a procesamiento inmediato, facturación más rápida, menos disputas y mejor flujo de caja. 

Al final del día, las facturas se aprueban en menos tiempo y se reduce el procesamiento de devoluciones. Las llamadas de los clientes y las reclamaciones disminuyen, el riesgo de reclamaciones fraudulentas se mitiga y el proceso de resolución de reclamaciones es más eficaz.

2/ Mejora los flujos de trabajo

Algunas empresas utilizan el comprobante electrónico como parte de la optimización del flujo de trabajo.

Son muchos los ejemplos de empresas de reparto que gracias a una solución de movilidad tienen información de ruta y recolección o entrega, y que además, pueden realizar todos los procesos sin papel, lo que reduce las llamadas de los clientes.

Los conductores recopilan información más rápido, y vuelven a la carretera antes, lo que les ayuda a cumplir con los plazos de entrega y podría añadir más paradas al día.

3/ Reduce gastos

Las soluciones de movilidad reducen drásticamente el coste asociados al papel. Gracias a la comunicación en tiempo real y al procesamiento de pedidos con la integración en el ERP de la empresa, hay empresas que han reducido el uso de papel hasta en un 35%.

4/ Mejoran el seguimiento y la generación de informes

Gracias a las soluciones de movilidad, se automatiza el seguimiento y la generación de informes, tanto de medias de tiempos de entregas como de paradas, kilometrajes, pedidos entregados y otras muchas cosas más que sirvan a la empresa para evaluar el rendimiento de la flota de reparto.

La oficina sin papel mejora la eficiencia de tu empresa y agiliza los procesos internos.

Gracias a las soluciones de movilidad en preventa y reparto, tu equipo comercial y logístico estará equipado con una solución que hará su trabajo más fácil y el seguimiento de la rentabilidad y de los procesos más sencillo para ti.

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