Cómo llevar a cabo un plan de transformación digital en tu empresa

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Plan de transformación digital
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Un plan de transformación digital empresarial es el proceso que tiene como objetivo la mejora de las operaciones comerciales, la experiencia del cliente y de los empleados mediante la adopción de tecnología.

Con beneficios bien documentados, en nuestro país el grado de maduración medio de las empresas es del 5,7 sobre 10 en 2020, según la consultora boutique INCIPY, especializada en la Transformación Digital de empresas, e Inesdi.

Por eso, a estas alturas no es cuestión de preguntarse si estás listo o no para la transformación digital sino más bien, cuándo se producirá.

Si quieres que este proceso inevitable sea un éxito, sigue estos 10 pasos.

Plan de transformación digital: la guía definitiva en 10 pasos

La transformación digital de tu empresa es un proceso lo suficientemente serio como para que te tomes el tiempo de plantearte algunas preguntas y preparar una hoja de ruta que te ayude.

Es importante matizar que transformación digital no es sinónimo de comprar o contar con la última tecnología con la esperanza de que tu empresa evolucione de forma mágica a un futuro digital. Para abordar retos como la experiencia omnicanal, la producción remota o la era paperless, necesitarás una hoja de ruta.

1. Define tu visión, misión y valores

Una empresa puede tener una misión tradicional en una era digital o puede ofrecer experiencias, productos o servicios específicos de esta era. Sea como sea, requiere que la organización cambie procesos y metodologías para alinearse mejor a las  nuevas tecnologías y los requisitos del cliente.

Además, debes asegurarte de comunicar de forma eficaz tu misión a los clientes y a los empleados y proveedores. Todos los agentes implicados deben ser conscientes de lo que implica el plan de transformación digital y lo que supondrá para ellos. No tiene sentido establecer una visión que no se alinee con los objetivos generales de la organización. 

2. Haz que las personas se unan a tu plan de transformación digital

Necesitas personas que te apoyen o tu transformación digital estará lejos de lograr sus objetivos. La involucración de los directivos o gerentes de la empresa es clave, especialmente porque supone la diferencia entre una hoja de ruta con un plazo de ejecución realista y una tarea eterna.

Aprovecha para preocuparte por los cuellos de botella y los problemas que lastran la eficacia de la empresa. ¿El papel es un problema? ¿Las aprobaciones dilatan los procesos de ejecución? ¿No hay un flujo de información claro? ¿El almacén es un caos? ¿Los pedidos no salen a tiempo? Aprovecha para averiguar qué se puede mejorar.

3. Cuantificar y priorizar problemas

La resistencia al cambio es un problema, especialmente cuando se trata de redefinir procesos y agilizar trámites, incluso cuando estos cambios buscan mejorar las cosas.

En tus reuniones iniciales sobre transformación digital, evalúa la gravedad de los problemas planteados y prioriza los que tengan implicaciones económicas, en tus relaciones con los clientes o en la cuenta de resultados.

4. Establece KPIs

Los KPIs o indicadores clave de rendimiento te sirven para saber si estás alcanzando tus objetivos, ofreciéndote la posibilidad de reconducir las cosas si te estás alejando de las metas marcadas.

Puedes establecerlos de muchas maneras, pero los criterios SMART (específicos, medibles, alcanzables, realistas y basados ​​en el tiempo) son un buen punto de partida.

Como recomendación general, los indicadores de medición  de tu plan de transformación digital deben centrarse en resultados específicos. Mejorar tus procesos no es algo concreto, reducir los retrasos en los pedidos en un 30% en el próximo trimestre o incrementar la satisfacción del cliente en un 20% sí son cosas en las que puedes trabajar.

Además, es importante que establezcas mecanismos de control para lograr y medir dichos objetivos. Siguiendo con el ejemplo de la satisfacción del cliente, una impresión general o una reseña en Google no te servirán para saber si ese KPI se ha logrado. Por el contrario, si creas un sistema de calificación de pedidos a cambio de un descuento en el próximo pedido, lograrás una muestra más precisa de la satisfacción del cliente y de paso, un incremento en las ventas.

Pasos para asegurar el éxito de la transformación digital5. Quién es quién

Las partes interesadas deben asumir la responsabilidad antes de que el proyecto se ponga en marcha.

Y no es suficiente con decir “esto va a ser duro”. Asegúrate de identificar miniproyectos, lo que implica cada uno de ellos, quién va a hacer qué y qué tareas se derivan de cada asignación de responsabilidad.

Además, asegúrate de dar soporte a estas personas clave a lo largo de todo el proyecto o te encontrarás con fechas vencidas y trabajos sin hacer. Los hitos son una buena forma de gestionar un proyecto complejo.

6. Asignar tiempo y presupuesto

La transformación digital no consiste en adoptar determinada tecnología como hemos comentado. Significa comprometer recursos, tiempo y presupuesto para hacerlo realidad.

Crea un sistema de reuniones y controles que te permitan saber en todo momento en qué estado está el proyecto y qué problemas surgen por el camino.

7. Sigue un enfoque por etapas

Como hemos comentado, la transformación digital consiste en una serie de tareas o miniproyectos, cada uno de ellos con su cronograma y subtareas.

Ejecuta, revisa y saca conclusiones de cada tarea realizada en lugar de intentar implementar todo a la vez. De esta manera, podrás mirar atrás para ver tu progreso y descubrir formas de hacer mejor las cosas en los siguientes pasos.

8. Comentarios posteriores a la implementación

Una vez que hayas implementado las tareas y completado las partes principales de la transformación, es necesario recopilar comentarios y medir el éxito.

Evalúa el grado de aceptación que el proceso ha tenido entre las personas que no eran claves para el proyecto y define las formas de involucrarlas para que se comprometan con el cambio. 

9. Celebra los éxitos

Un proyecto de transformación digital puede ser largo, por lo que es clave celebrar las pequeñas victorias. Mantener la moral alta y a los agentes involucrados activos y comprometidos tiene mucho que ver con celebrar los hitos que se van logrando por el camino.

Por eso, comparte las conclusiones de cada etapa y tómate un tiempo para felicitar a los involucrados y su trabajo, acometerán las siguientes tareas con más entusiasmo.

10. Tu plan de transformación digital no ha acabado

La transformación digital no tiene por qué acabar cuando se cumplen todas las etapas. Aprovecha el impulso logrado y conviértelo en un proceso de mejora continua.

Surgirán nuevas tecnologías, tendencias y necesidades que cubrir a las que puedes sumarte si escuchas el mercado y la digitalización es tu objetivo empresarial.

El cambio no tiene por qué terminar, y así lo han constatado ejemplos cercanos como Zara, Mercadona o Amazon. Los consumidores son la clave y siempre piden más.

¿Ya tienes establecido tu plan de transformación digital? El siguiente paso es elegir la tecnología adecuada para ayudarte en tu viaje. Confía en la experiencia de MGS como partner de SAP Business One y en sus soluciones de distribución para digitalizar tu empresa.

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