Sistemas de gestión de proyectos remotos, la clave para sobrevivir a las restricciones

Home Digitalización empresas Sistemas de gestión de proyectos remotos, la clave para sobrevivir a las restricciones
+

Los sistemas de trabajo remoto ha pasado de ser una nota excepcional a salvar el día. La cantidad de empresas que trabajan en remoto no ha dejado de crecer en el último año como forma de sobrevivir a las restricciones derivadas de la crisis sanitaria.

Se trata sin duda de un importante punto de inflexión que ha tenido una gran acogida entre los empleados, principalmente motivados por un mejor equilibrio entre vida laboral y personal. De hecho, las estadísticas confirman que el 93% de los empleados preferiría trabajar al menos una vez a la semana tras el fin de la pandemia.

Una fuerza laboral remota permite a las organizaciones contar con talento sin restricciones de ubicación, además de ahorrar dinero en la infraestructura de la empresa. Si bien tomar la decisión es algo fácil, implementarla con éxito puede ser un gran desafío.

Para ser el líder de un equipo que trabaja en remoto, los gerentes deben comprender cómo se administran los proyectos y los desafíos que implica, así como la necesidad de identificar y adquirir el software de administración de proyectos y operaciones.

Después de todo, en la gestión de proyectos remotos la responsabilidad de guiar y apoyar a los miembros de tu equipo es de los gerentes.

¿Qué es un equipo de proyecto remoto?

Un equipo de proyecto remoto es un grupo de profesionales que trabajan desde diferentes ubicaciones físicas en un proyecto unificado. Todos los miembros del equipo trabajan por separado desde diferentes ubicaciones, ciudades y zonas horarias o, en la coyuntura que en la que estamos inmersos, cuando las autoridades sanitarias no permiten desplazamientos. 

Sus beneficios van más allá de poder seguir trabajando en circunstancias como las actuales. Según Manifiesto Covid-19: las mejores prácticas en la gestión de personas que ha publicado Great Place to Work, los empleados que trabajan en remoto se sienten más valorados por la empresa.

Tipos de equipos remotos en un proyecto

No estar en la misma ubicación física no es una característica necesaria para trabajar en un proyecto remoto, como hemos podido comprobar en estos meses.

Por eso, podemos observar diferentes tipos de equipos remotos:

  • Equipos completamente remotos: el nombre explica bastante bien el término. Todos los miembros de un proyecto trabajan desde sus casas u oficinas separadas.
  • Equipos híbridos: algunos miembros trabajan desde una ubicación central, mientras que otros trabajan desde ubicaciones diferentes.
  • Equipos flexibles: los miembros del equipo pueden elegir entre trabajar de forma remota o desde una única ubicación.

Ventajas de trabajar con sistemas de trabajo remoto

Como hemos comentado, durante la pandemia, el trabajo remoto ha permitido a muchas empresas seguir operando con relativa normalidad.

Pero una vez que esto pase, es posible que el trabajo remoto se convierta en una forma de trabajar que los empleados prefieran y una forma de retener y atraer talento.

Estos son los beneficios de trabajar en remoto en tareas de gestión y en tareas productivas.

1. Mayor productividad

Las distracciones son comunes en la oficina. Es algo normal, pero que afecta directamente a la productividad.

Si bien es cierto que durante el confinamiento muchos empleados confirmaron que los hogares no están preparados para teletrabajar, sí que confirman estar menor distraídos. 

Además, poder tener la flexibilidad de trabajar cuando quieran, sin necesidad de cumplir un horario rígido, les permite conciliar la vida personal y la profesional. 

2. Retención de talento

Es posible que te sorprenda, pero el teletrabajo juega un papel importante en la retención de talento. Según Equipos y Talento, retener talento es imprescindible en estos momentos y el teletrabajo puede jugar un importante papel.

3. Menos estrés

El estrés es una de las enfermedades más fuertemente asociadas a la presencia física del trabajo. 

Aunque el confinamiento no ha hecho un buen papel en lo que a estrés se refiere, hay muchos que han aprovechado para tener más tiempo para la familia, los amigos, el deporte y las aficiones

4. Acceso a mejor talento

Encontrar el personal adecuado con la limitación de una ubicación puede ser complicado.

El trabajo remoto ayuda a encontrar el mejor talento allí donde esté, porque no cuentas con la limitación del área geográfica.

5. Ahorro de costes

Una oficina no es barata. El coste de implementar un equipo remoto, por el contrario, es mucho menor. Necesitarás el mejor software que puedas encontrar, pero siempre será menor que el alquiler de unas oficinas en una de las grandes ciudades españolas.

Sistemas de trabajo remoto, cómo trabajar a distancia

Desafíos a los que te enfrentarás en los sistemas de trabajo remoto

Si bien los beneficios son evidentes, los sistemas de trabajo remoto no está exenta de desafíos.

Desde problemas de coordinación, pasando por falta de responsabilidad y una cultura empresarial resentida, hay formas de lograr que estos desafíos se reduzcan. 

1. Confía en los miembros de tu equipo y dales espacio

¿Recuerdas cuando los empleados debían fichar? El teletrabajo ha eliminado la barrera entre horas personales y laborales para algunas personas y eso no es bueno.

Sin duda es importante que entendamos que los modelos de productividad han cambiado enormemente en un breve periodo de tiempo.

Si hasta ahora los empleados podían “calentar silla”, el nuevo modelo pretende que se cumplan objetivos o proyectos.

Sin duda, se trata de un modelo que no podemos aplicar a todos los trabajos ni a todas las empresas. Un trabajador de una fábrica se compromete a dedicar x horas al día a la empresa y recibe un salario por ello.

Sin embargo, si quieres que determinados trabajos como los administrativos o de otros equipos se comprometan con este nuevo modelo, debes contar con ellos. Explicarles en qué consiste el proyecto y mantenlos involucrados.

2. Ofrece metas y expectativas claras

La gestión de un proyecto remoto es eficaz cuando todos saben cuáles son los objetivos. Crea un plan junto con las responsabilidades de cada miembro.

Tendrás que hacer uso del correo electrónico y las aplicaciones de mensajería, no habrá tantas reuniones presenciales y, quizás, los mensajes no se entiendan igual que si estuvieras en una sala de reuniones.

Si no te esmeras en redactar instrucciones precisas, es posible que tu equipo se confunda, se ofenda, o todo a la vez. 

3. Comentarios claros y directos

Un buen gerente suele tener dotes de mando. Quiere que se hagan las cosas y que se hagan en el tiempo y la forma debidos.

Sin embargo, la gestión a distancia carece del contexto que ayuda a la comprensión del mensaje, lo que puede provocar malentendidos en las expectativas.

Si uno de tus colaboradores no está a la altura, es importante ofrecer feedback constructivo, no solo críticas. Hazles saber qué ha salido mal y cómo pueden mejorar el problema.

Al mismo tiempo, no te olvides de felicitar a aquellos que lo han hecho bien. El trabajo remoto es solitario y los empleados pueden sentirse como máquinas o poco valorados. Son tiempos complicados para todos, házselo saber. 

4. Herramientas para la creación de sistemas de trabajo remoto

Solo podrás gestionar tu empresa de forma remota si cuentas con el software adecuado. Necesitas herramientas que te ayuden a controlar tus operaciones y al mismo tiempo que permitan a tu equipo seguir funcionando como si estuvieran en la oficina.

El software de gestión que elijas debe tener las siguientes características:

  • Seguimiento de hitos y plazos del proyecto.
  • Asignar tareas a diferentes empleados.
  • Optimización y automatización de procesos comerciales.
  • Simplificar los canales de comunicación entre diferentes equipos y departamentos.
  • Brindar a los empleados acceso a toda la información que necesitan para realizar sus tareas diarias.

En MGS contamos con SAP Business One, la herramienta más completa para gestionar todos los procesos empresariales que va más allá de un software contable. Controla todos tus procesos diarios en remoto y disfruta de una eficacia sin competencia en toda la cadena de suministro, desde el alta del cliente hasta el cobro de facturas, pasando por el almacén, las rutas y todos los procesos que se te ocurran por el camino.

No dudes en contar con nosotros para crear sistemas de trabajo remoto que te permita seguir trabajando independientemente de las circunstancias.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *